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4. Finanzierung

Fragen und Antworten

4.1 Welche Ausgaben umfasst die Pauschale in Höhe von 26 % der direkten förderfähigen Personalausgaben (inkl. Honorare)?

Die Pauschale umfasst alle förderfähigen Restkosten des Projekts, die projektbezogenen Sachkosten wie z.B. Ausgaben für Lehr- und Lernmittel, Geräte, Material und Einrichtungsobjekte, Ausgaben für projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit, Kosten für projektbezogene wissenschaftliche Begleitung/Evaluation und Ausgaben für Fortbildungen und Dienstreisen des Projektpersonals. Daneben deckt die Pauschale indirekte Ausgaben ab (z. B. Ausgaben für Buchhaltung, Mieten und Mietnebenkosten, Reinigung der Projekträume, Telefon, Porto etc.).

BIWAQ fördert grundsätzlich keine Ausgaben für investive Maßnahmen, Schuldzinsen, bei Vorsteuerabzugsberechtigung die Mehrwertsteuer sowie Ausgaben für den Erwerb von Infrastrukturen, Grundstücken und Immobilien. Nähere Informationen zur Förderfähigkeit von Ausgaben finden Sie auch im Leitfaden „Fördergrundsätze für Zuwendungen aus dem ESF im Bundesverwaltungsamt – Förderperiode 2014-2020“.

4.2 Wie werden Dokumentation und Nachweis der 26 %-Pauschale geführt?

Für die Abrechnung der Ausgaben der Projekte gegenüber der Bewilligungsbehörde (BVA) halten die Träger im Programm BIWAQ nur Einzelbelege der direkten förderfähigen Personalausgaben vor. Das Bundesverwaltungsamt fordert keinen Nachweis der durch die Restkostenpauschale abgedeckten sonstigen Kosten (z. B. Sachausgaben, Reisekosten, indirekte Kosten) in Form von Belegen.

Die vereinfachte Abrechnung im ESF entbindet den Projektträger nicht von der grundsätzlichen Verpflichtung einer ordnungsgemäßen Buch- und Geschäftsführung. Vereinfachte Abrechnung im ESF bedeutet nicht, dass generelle Buchhaltungsregelungen oder Belegaufbewahrungsmaßgaben aufgrund anderer Vorschriften außer Kraft gesetzt werden (z. B. im Steuerrecht). Die Empfehlung, auch Belege für die über die Pauschale abgerechneten Restausgaben über eine eigene Kostenstelle zu buchen, gilt daher unabhängig von den Abrechnungsmodalitäten der Projektförderung gegenüber dem BVA.

4.3 Ist für den Nachweis der direkten Personalkosten des Projektträgers (Kommune und Projektpartner) eine Abordnung über die Stundenanzahl in der Personalakte zu hinterlegen?

Ja. Der projektbezogene Einsatz von Stammpersonal muss – sofern nicht bereits durch Inhalte eines entsprechenden Arbeitsvertrags bestimmt – verbindlich und nachvollziehbar geregelt und dokumentiert sein. Wird z. B. eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einer Kommune für einen Teil der regulären Arbeitszeit in eine projektbezogene Tätigkeit abgeordnet, muss das Abordnungsschreiben den zeitlichen Umfang (z. B. in Form der regelmäßigen Wochenarbeitszeit in Stunden) sowie Beginn und Ende der projektbezogenen Tätigkeit benennen.

4.4 Im Soziale-Stadt-Gebiet sollen verschiedene Einzelprojekte mit unterschiedlichen Teilprojektpartnern umgesetzt werden. Ist es zulässig, die Mittel an Projektpartner weiterzuleiten oder müssen die Projektpartner ausgeschrieben werden?

Eine Weiterleitung von Zuwendungen an Projektpartner ist möglich, wenn die Antragstellende die Weiterleitung beantragt und das Bundesverwaltungsamt die Weiterleitung gestattet (gemäß VV Nr. 12 zu § 44 BHO). Für Weiterleitungsempfänger gelten grundsätzlich die gleichen Bedingungen und Bestimmungen wie für die Hauptzuwendungsempfängerin, u. a. im Hinblick auf das Erbringen eines Eigenanteils in Höhe von mindestens 10 % (Förderrichtlinie BIWAQ IV, Nr. 5, vgl. auch Rubrik „Finanzierung“, Nr. 4.9). Der Kooperationsbeitrag muss deutlich über ein rein wirtschaftliches Interesse und einen einfachen Leistungsaustausch hinausgehen.

Die Bewilligungsbehörde kann die Weiterleitung der Zuwendung in der für den Kooperationsbeitrag erforderlichen Höhe gestatten, wenn die Antragstellende verbindlich einen Projektpartner benennt, dessen Beitrag zum Projekt über das Erbringen einer reinen Leistung hinausgeht und dazu beiträgt, die Projektziele zu erreichen. Liegt ein reiner Leistungsaustausch vor, ist die Leistung entsprechend vergaberechtlicher Bestimmungen auszuschreiben. Das Bundesverwaltungsamt prüft mit fachlicher Unterstützung des BBSR die Angaben zum Kooperationsbeitrag darauf hin, ob ein relevanter Kooperationsbeitrag oder ein reiner Leistungsaustausch vorliegt. Darüber hinaus prüft das Bundesverwaltungsamt im Antragsverfahren die Einhaltung relevanter Beihilfebestimmungen (Förderrichtlinie BIWAQ IV, Nr. 3).

4.5 Sind Ausgaben für Kinderbetreuung förderfähig?

Relevante Teilzielgruppen von BIWAQ sind Alleinerziehende, Wiedereinsteigerinnen und Mütter mit und ohne Migrationsbiografie. Um ihre Teilnahme an den Projekten zu unterstützen, können unter Prüfung vorrangiger Rechtsansprüche und neben dem Einsatz von Vermittlungsaktivitäten in Kitas und bestehende Angebote Ausgaben für Projektpersonal oder Kosten für (ergänzende) Kinderbetreuung über die Restkostenpauschale angesetzt werden (z. B. zusätzliche Betreuung in Beratungs-, Kurs- oder Ferienzeiten).

4.6 Wie unterscheidet BIWAQ „direkte förderfähige Personalausgaben“ (a. und b.) und „indirekte Ausgaben für Personal“ (f.)?

Zu den direkten förderfähigen Personalausgaben gehören alle Personalausgaben für die unmittelbare Projektdurchführung (z. B. Ausgaben für Projektleitung, administrative Umsetzung, Sozialpädagoginnen und -pädagogen und Anleiterinnen und Anleiter, Honorare). Zu den indirekten Personalausgaben in der Restkostenpauschale gehören z. B. allgemeine Personalausgaben für Geschäftsführung, Buchhaltung oder Reinigung. Weitere Informationen finden Sie Leitfaden „Fördergrundsätze für Zuwendungen aus dem ESF im Bundesverwaltungsamt – Förderperiode 2014-2020“.

4.7 Gibt es eine Begrenzung für die Summe von externen Dienstleistungen?

Ja. Die Ausgaben für externe Dienstleistungen dürfen nicht mehr als 50 % der Personalausgaben betragen. (siehe „Fördergrundsätze für Zuwendungen aus dem ESF im Bundesverwaltungsamt – Förderperiode 2014-2020“, S. 29)?

4.8 Laut Nr. 5 der Förderrichtlinie BIWAQ kann der Eigenanteil auch durch andere öffentliche Mittel erbracht werden. Ist es möglich, die Eigenmittel durch private Einrichtungen zu finanzieren (z. B. Stiftungen)?

Ja. Es ist möglich, im Interessenbekundungsverfahren Zusagen der privaten Kofinanzierer über die Bereitstellung von Eigenmitteln einzuholen und entsprechende Bestätigungen im Antragsverfahren beizubringen. Grundsätzlich ist anzumerken, dass der Eigenanteil nur in Form von Geldleistungen (Eigenmittel) oder durch Gestellung von Personal erbracht werden kann (Förderrichtlinie BIWAQ 4, Nr. 5). Ein Dritter, der nicht in einem Zuwendungsverhältnis zum Bundesverwaltungsamt steht, kann sich nur in Form von Barmitteln beteiligen.

4.9 Muss jeder Teilprojektpartner 10 % Eigenanteil einbringen oder reicht es, wenn auf Gesamtprojektebene die 10-%-Grenze erfüllt ist?

Die 10 % Eigenanteil sind in der Gesamtschau des Projekts einzuhalten. Es ist möglich, dass ein Teilprojekt den überwiegenden Teil des Eigenanteils übernimmt und die anderen Teilprojekte sich mit geringeren Anteilen beteiligen. Jedoch hat jedes Teilprojekt einen Eigenanteil zu erbringen. Grundsätzlich haben die Letztempfänger einer Weiterleitung dieselben Voraussetzungen zu erfüllen wie die Hauptzuwendungsempfänger.

4.10 Werden Mittel der Städtebauförderung als Eigenanteil der Kommune in einem BIWAQ-Projekt angerechnet?

Nein. Aufgrund der investiven Zweckbindung der Städtebauförderungsmittel werden Mittel der Städteförderung nicht als Eigenanteil anerkannt.

4.11 Erstattungsprinzip: Gilt für ESF-Mittel weiterhin das Erstattungsprinzip?

Ja. Auch in der BIWAQ-Förderrunde 2019-22 gilt für die ESF-Mittel weiterhin das Erstattungsprinzip, da bei der EU nur bereits getätigte (und geprüfte) Ausgaben zur anteiligen Erstattung geltend gemacht werden können. Die Auszahlung der ESF-Mittel erfolgt daher grundsätzlich auf dem Erstattungsweg (Förderrichtlinie BIWAQ IV, Nr. 6), so dass der ESF-Anteil der Projektausgaben daher zum überwiegenden Teil vorfinanziert wird, sofern keine Vorschüsse mehr zur Verfügung stehen.

Anders verhält es sich beim Bundesanteil der Projektförderung: Die Projektträger können für das laufende Haushaltsjahr bewilligte Bundesmittel zur Erstattung bereits geleisteter Ausgaben sowie für künftig anfallende Ausgaben von bis zu sechs Wochen im Voraus anfordern. Weitere Hinweise zur Auszahlung von Zuwendungen finden Sie im Leitfaden „Fördergrundsätze für Zuwendungen aus dem ESF im Bundesverwaltungsamt – Förderperiode 2014-2020“.

4.12 Können Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich Aktive in BIWAQ-Projekten als Eigenanteil herangezogen werden?

Nein. Der Eigenanteil ist monetär oder durch die Gestellung von Personal zu erbringen. Aufwandsentschädigungen sind unter der Restkostenpauschale abzurechnen.

4.13 Wie geht das Projekt mit Projekteinnahmen um (z. B. Verkauf von Produkten aus dem Projekt)?

Nach Berechnung der Gesamtausgaben (direkte Personalausgaben und Restkostenpauschale) im Finanzierungsplan in der Interessenbekundung und im Antrag werden die erwarteten Einnahmen vom Betrag der Gesamtausgaben abgezogen. Im Projektverlauf werden Projekteinnahmen den Gesamtausgaben ebenfalls gegengerechnet.

4.14 Der Zuwendungsbescheid für die 4. BIWAQ-Förderrunde gibt vor, dass Stellenanteile von weniger als 25 % einer Vollzeitstelle nicht zuwendungsfähig sind. Aufgrund des Eigenanteils in Höhe von 10 % kalkulieren wir in unserem Projekt mit einem Stellenanteil von 10 %. Ist der Stellenanteil zuwendungsfähig?

Stellenanteile in den Förderprojekten müssen gemäß Vorgaben des Zuwendungsbescheids für die 4. BIWAQ-Förderrunde analog zu den Vorgaben der 3. BIWAQ-Förderrunde mindestens 25 % einer Vollzeitstelle umfassen. Hiervon bleibt die Frage der Finanzierung einzelner Stellen unberührt: Eine Stelle kann, unabhängig von ihrem Stellenumfang, aus verschiedenen Quellen finanziert werden (z.B. 10 % einer Vollzeitstelle aus Eigenmitteln und restlicher Stellenanteil aus ESF- oder Bundesmitteln).

4.15 Die ESF-Fördergrundsätze des BVA geben vor, dass die Geschäftsführung in der Regel maximal zu 50 % ihrer Arbeitszeit im Projekt eingesetzt und abgerechnet werden darf. Gemäß der Fördergrundsätze sind Anteile an der Geschäftsführung von Teilprojekten indirekte Personalausgaben und somit in der Restkostenpauschale abgedeckt. Wie erfolgt eine Abrechnung der Geschäftsführung bei Teilprojekten?

Die Fördergrundsätze unterscheiden bei der Einbindung der Geschäftsführung zwischen zwei Fällen: In der Funktion der Geschäftsführung zählen anteilig auf das Projekt umgelegte Personalausgaben zu den indirekten Ausgaben, die über die 26-%-Pauschale abgegolten werden. Werden Mitglieder der Geschäftsführung in einer anderen Funktion direkt in die Umsetzung des Projekts eingebunden (z. B. als Projektleitung), zählen entsprechende Ausgaben zu den direkten Personalausgaben. Wird die Geschäftsführung als Projektleitung/Projektpersonal eingesetzt, muss eine ordnungsgemäße Geschäftsführung neben dem projektspezifischen Einsatz sichergestellt sein. Es ist davon auszugehen, dass diese Bedingung in der Regel erfüllt ist, wenn die Geschäftsführung nicht zu mehr als 50 % projektspezifische Aufgaben wahrnimmt. D. h. eine Abrechnung eines Projektstellenanteils für die Geschäftsführung ist höchstens zu 50 % möglich. Bei direktem Einsatz der Geschäftsführung im Projekt ist eine Freistellungserklärung beim Bundesverwaltungsamt einzureichen.

4.16 Muss für BIWAQ-Teilnehmende, die in einem Unternehmen ein Praktikum machen, der Mindestlohn gezahlt werden?

Die Bundesregierung hat in einer Anfrage im Bundestag hierzu das Folgende geantwortet: Nach § 22 Absatz 1 Satz 2 des Gesetzes zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) gelten Praktikantinnen und Praktikanten im Sinne des § 26 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) grundsätzlich als Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im mindestlohn-rechtlichen Sinn. § 22 Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 MiLoG nimmt Praktika von bis zu dreimonatiger Dauer, die zur Orientierung für die Aufnahme einer Berufsausbildung oder eines Studiums geleistet werden, vom Mindestlohn aus. Für die Prüfung, ob ein Praktikum zur Orientierung für die Aufnahme einer Berufsausbildung oder eines Studiums geleistet wird, sind der konkrete Ausbildungshintergrund und die mit dem Praktikum verfolgte Zielsetzung in den Blick zu nehmen. Eine allgemeine Ausnahme für „berufsorientierende Praktika“ oder Praktika, die von dritter Seite finanziell gefördert werden, enthält das Mindestlohngesetz nicht (vgl. Drucksache 18/6267 Deutscher Bundestag, S. 10, Frage und Antwort 28). Demnach ist im Einzelfall zu prüfen, ob die in der Antwort genannten Voraussetzungen für die jeweiligen BIWAQ-Teilnehmenden vorliegen.

4.17 Wie ist die Anforderung einzuordnen, dass antragstellende Kommunen einen finanziellen Mindestanteil für die Projektumsetzung vorsehen müssen?

Zur Stärkung der Koordinationsfunktion der Kommunen müssen die antragstellenden Kommunen einem Mindeststellenanteil von 0,25 Vollzeitstellen für die Projektumsetzung vorsehen (Förderrichtlinie BIWAQ IV, Nr. 5). Dies bedeutet, dass die Kommune mit operativem Personal im Projekt vertreten sein muss. Idealerweise nimmt das kommunale Personal Aufgaben der Projektkoordination wahr. Personalkosten für kommunales Personal sind förderfähig (Tarifbeschäftigte sowie Beamte).

4.18 Wie lange sind die De-Minimis-Bescheinigungen aufzubewahren?

Die De-minimis-Bescheinigung ist

  • zehn Jahre aufzubewahren,
  • auf Anforderung der Europäischen Kommission, einer Bundes- oder Landesbehörde oder der bewilligenden Stelle innerhalb von einer Woche oder einer in der Anforderung festgesetzten längeren Frist vorzulegen. Wird die Bescheinigung nicht innerhalb der Frist vorgelegt, kann der Zuwendungsbescheid widerrufen und die Zuwendung zurückgefordert werden,
  • bei einem künftigen Antrag auf Gewährung einer De-minimis-Beihilfe als Nachweis für bereits gewährte De-minimis-Beihilfen vorzulegen.

Über die im Einzelfall bestehenden Anforderungen im Zusammenhang mit dem Europäischen Wettbewerbsrecht informiert das Bundesverwaltungsamt als Bewilligungsbehörde bei Bedarf detailliert im Antragsverfahren.

4.19 Welche Auswirkungen hat die Nichterreichung der geplanten Zielwerte der Projektindikatoren?

In der ESF-Förderperiode 2014-2020 schreiben die neuen EU-Verordnungen eine stärkere Ergebnisorientierung vor.

Setzen Sie sich mit Blick auf die durch das Programm BIWAQ zu erfüllenden Zielwerte, den in der Interessenbekundung erläuterten Handlungsbedarf und den geplanten Ressourceneinsatz ambitionierte, angemessene und realistische Ziele. Ihre Angaben und die Plausibilität der Zielwerte werden im Auswahlverfahren bewertet (Förderrichtlinie BIWAQ IV, Nr. 7.1). Im Antragsverfahren prüfen das Bundesverwaltungsamt und das BBSR erneut die Angemessenheit Ihrer Zielwerte.

Im Zuwendungsbescheid behält sich der Zuwendungsgeber das Recht vor, im Rahmen des pflichtgemäßen Ermessens Rückforderungsansprüche bei wesentlicher Abweichung (mehr als 15 %) von projektbezogenen Zielwerten zu prüfen.

4.20 Erkennt BIWAQ die Gestellung von Personal auch als Eigenanteil an, wenn es sich bei den betreffenden Personen um Bundesfreiwilligendienstleistende handelt? Können Entgeltersatzleistungen grundsätzlich als Eigenanteil anerkannt werden?

Nein. Bundesfreiwilligendienstleistende erhalten kein Gehalt, sondern Aufwandsentschädigungen. Somit erfolgt keine Personalgestellung. Daher können die Aufwandsentschädigungen nicht als Eigenanteil für die Finanzierung eingesetzt werden.

Entgeltersatzleistungen und Zuschüsse zu Lohnkosten von Dritten werden ebenfalls nicht als Eigenanteil anerkannt. Als Eigenanteil werden für BIWAQ nur Barmittel und Personalgestellung anerkannt.

4.21 Dürfen zwei Träger gemeinsam zu einem Teilprojektpartner in einem Finanzierungsplan zusammengefasst werden?

Gemäß der Förderrichtlinie BIWAQ IV vom 13.09.2017 kann die antragstellende Kommune bis zu drei Weiterleitungsempfänger in ein Projekt einbinden (Förderrichtlinie BIWAQ IV, Nr. 3).

Das deutsche Zuwendungsrecht sieht keine direkte Fördermöglichkeit für einen Zusammenschluss unterschiedlicher Rechtsträger vor. Es muss grundsätzlich einen Zuwendungsempfänger und im Übrigen mehrere Teilprojektpartner geben, die nicht zusammengefasst werden dürfen. Die Höhe des maximal erlaubten Weiterleitungsbetrages wird dabei pro (Teilprojekt-) Rechtsträger gesondert im Zuwendungsbescheid ausgewiesen.

Zum Hintergrund:
Der Zuwendungsempfänger wird zur Weiterleitung durch den Zuwendungsgeber gesondert ermächtigt. Die Zustimmung zur Weiterleitung kommt nur in Betracht, wenn zur Erfüllung des Zuwendungszwecks die Einrichtung eines Teilprojektes notwendig ist. Das Teilprojekt muss dabei selber die Voraussetzungen eines Zuwendungsempfängers erfüllen und ein unmittelbares Eigeninteresse an der Projektdurchführung haben. Hieraus folgt, dass auch im Rahmen der Weiterleitung ein formloser Zusammenschluss unterschiedlicher Rechtsträger grundsätzlich ausgeschlossen ist (siehe „Fördergrundsätze für Zuwendungen aus dem ESF im Bundesverwaltungsamt – Förderperiode 2014-2020“, Punkt 2.1.2 Weiterleitung).

4.22 Ist es möglich, beim Projektpersonal einen Stellenanteil für die Teilnehmendenerfassung vorzusehen?

Bei der Teilnehmendenerfassung handelt es sich um eine förderfähige Tätigkeit. BIWAQ fördert jedoch keine Stellenanteile unter 25 %. Da die Teilnehmendenerfassung regelmäßig unter 25 % Stellenanteil liegt, müsste diese Aufgabe mit anderen BIWAQ-bezogenen Arbeitsvorgängen zusammengefasst werden, um gefördert zu werden.

4.23 Können Maßnahmekostenpauschalen, die Träger für Teilnehmende in arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen der Regelförderung wie bspw. AGH erhalten, als Eigenanteil eingesetzt werden?

Maßnahmekostenpauschalen, die Träger als Pauschalen in arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen der Regelförderung wie z.B. AGH erhalten, können nicht als Eigenanteil herangezogen werden. Teilnehmende an arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen der Regelförderung können gleichwohl an BIWAQ-Projekten teilnehmen. Hierbei muss in der Interessenbekundung gem. Nr. 2.1 der Förderrichtlinie BIWAQ IV die finanzielle und inhaltliche Abgrenzung zwischen den Aktivitäten des BIWAQ-Projekts und den Maßnahmen der Regelförderung konkret erläutert werden. Zur Vermeidung von Doppelförderung bezieht sich dies u.a. auf die inhaltliche und finanzielle Abgrenzung der Aktivitäten, die durch die Maßnahmekostenpauschalen abgedeckt werden, und die Aktivitäten im BIWAQ-Projekt.

4.24 Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen, wenn eine Kommune einen 25%-Stellenanteil einstellt, diesen im Projektverlauf jedoch nicht vollständig ausfüllt (z. B. weil effektiv nur ein 10%-Stellenanteil an Arbeitsaufwand anfällt)?

Die Vorgabe zum 25%-Stellenanteil ist Zuwendungsvoraussetzung gem. Nr. 5 der Richtlinie BIWAQ IV. Die Aufgaben der Kommune im Projekt sind so zu planen, dass die Vorgabe eingehalten wird, ggf. auch mit operativen Leistungen. Der Fördermittelgeber erwartet, dass die in der Interessenbekundung dargelegte Ausgabenplanung im geplanten Umfang in der Projektpraxis umgesetzt wird.

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